Phần 3: Hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng

Ở phần 2, bidwinner đã hướng dẫn bạn cách lập hồ sơ dự thầu qua mạng. Vậy là sau khi đã có được bộ hồ sơ gốc hoàn chỉnh, bạn có thể bắt đầu tiến hành các bước khai báo và nhập các biểu mẫu dự thầu (webform) trên hệ thống đấu thầu điện tử. Bắt đầu thôi nhỉ?

Để nộp hồ sơ dự thầu qua mạng bạn cần phải thực hiện qua các bước sau:

• Đăng nhập vào hệ thống đấu thầu điện tử (tất nhiên rồi! Không thì làm sao hệ thống biết nhà thầu nào nộp thầu)
• Khai báo hồ sơ năng lực dùng cho gói thầu (bao gồm: hợp đồng tương tự, máy móc thi công, nhân sự chủ chốt) hoặc cập nhật (báo cáo tài chính cho năm tài chính mới hoặc bản sửa đổi)
• Khai báo các biểu mẫu dự thầu
• Kiểm tra và nộp hồ sơ dự thầu

Sau đây, bidwinner sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước nộp hồ sơ dự thầu nêu trên.

1. Đăng nhập vào hệ thống đấu thầu điện tử

Hiện tại, hệ thống đấu thầu quốc gia áp dụng cách thức xác thực người dùng bằng ứng dụng Google Authenticator. Phương án xác thực này tỏ ra tin cậy và hoạt động ổn định hơn nhiều so với cách thức xác thực qua email hoặc tin nhắn điện thoại.

Tiếp theo, bạn cần kiểm tra hồ sơ năng lực của doanh nghiệp của mình đã cập nhật hợp đồng tương tự và nhân sự chủ chốt đề xuất cho gói thầu. Nếu chưa, bạn cần khai báo các hợp đồng tương tự chứng minh năng lực và nhân sự chủ chốt tham gia gói thầu này. Bạn cần phải hoàn thành việc khai báo các tài liệu chứng minh năng lực của nhà thầu lên hệ thống trước khi tiến hành nhập liệu và khai báo các biểu mẫu dự thầu.

Nếu bạn đã từng nộp thầu trên hệ thống cũ thì cách thức khai báo hồ sơ năng lực của nhà thầu cũng tương tự như trên hệ thống mới. Một cải tiến đáng kể đó là các báo cáo tài chính từ năm 2021 trở về sau sẽ được hệ thống cập nhật tự động từ hệ thống của cơ quan thuế. Do vậy, ở thời điểm hiện tại bạn chỉ cần nhập số liệu BCTC các năm 2019 và 2020 là được.

2. Khai báo năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu

Sau khi bóc tách hồ sơ mời thầu và lựa chọn các hợp đồng tương tự, nhân sự chủ chốt, máy móc thi công cho gói thầu, bạn cần kê khai các thông tin này trước khi tiến hành khai báo các biểu mẫu dự thầu.

2.1 Khai báo hợp đồng tương tự cho gói thầu

Sau khi lựa chọn hợp đồng tương tự phù hợp cho gói thầu, bạn cần kiểm tra xem Hợp đồng tương tự này đã khai báo trên hệ thống đấu thầu điện tử hay chưa. Nếu chưa, bạn cần tiến hành việc khai báo cập nhật thông tin năng lực cho hợp đồng tương tự này.

Để tiến hành khai báo hợp đồng tương tự, bạn chọn từ Menu phía trên (sau khi đăng nhập thành công):
Phân hệ nghiệp vụ >> Hồ sơ năng lực

Tiếp theo ở menu bên trái, bạn chọn: 

Hợp đồng đã và đang thực hiện >> Hợp đồng trong lĩnh vực LCNT

Sau đó bạn tiến hành khai báo. Nếu hợp đồng này là kết quả lựa chọn nhà thầu một gói thầu có trên hệ thống đấu thầu quốc gia, bạn cần tích vào ô “Có” trong phần khai báo: “Hợp đồng này là kết quả của gói thầu trên Hệ thống e–GP?”.
Khi đó, các thông tin bắt buộc cần điền là:

• Số hợp đồng
• Tên hợp đồng
• Thời điểm ký kết hợp đồng
• Mã thông báo mời thầu (IB23xxxxxxxx)
• Loại hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá cố định …)
• Thời gian thực hiện hợp đồng
• Giá trị hợp đồng
• Tên gói thầu
• Lĩnh vực
• Mô tả hạng mục

Sau khi hoàn thành khai báo, bạn click chọn “Lưu” để hoàn thành việc khai báo hợp đồng tương tự này.

2.2. Khai báo nhân sự chủ chốt đề xuất cho gói thầu

Để truy cập trang khai báo nhân sự chủ chốt, bạn làm theo các bước:

Phân hệ nghiệp vụ >> Hồ sơ năng lực >> Nhân sự chủ chốt

Tùy vào nhân sự chủ chốt của bạn là nhân viên công ty của bạn hay thuê ngoài mà bạn click chọn tương ứng vào một trong 2 ô:

• Thêm nhân sự của công ty
• Thêm nhân sự thuê ngoài

Đối với nhân sự thuê ngoài, bạn cần điền thông tin người sử dụng lao động và các thông tin liên hệ để bên mời thầu kiểm tra, xác minh khi cần.

• Các thông tin chính bạn cần nhập là:
• Thông tin nhân sự
• Kinh nghiệm chuyên môn
• Bằng cấp, chứng chỉ

Sau khi hoàn thành nhập thông tin, bạn ấn chọn “Lưu” và “Xác nhận” để kết thúc nhập thông tin cho một nhân sự.

Trên hệ thống mới, bạn có thể nhập thông tin cho hàng loạt nhân sự chủ chốt bằng cách điền thông tin nhân sự vào form excel và tải lên hệ thống. Đây là một cải tiến đáng kể giúp nhà thầu giảm đáng kể thời gian thao tác trên hệ thống.

2.3. Khai báo thiết bị thi công cho gói thầu

Tương tự như khai báo nhân sự chủ chốt, bạn cần click chọn một trong hai lựa chọn:

• Thêm thiết bị nhà thầu sở hữu
• Thêm thiết bị thuê ngoài

Đối với thiết bị thuê ngoài, bạn cần khai báo thêm phần “Thông tin chi tiết về thỏa thuận”. Đây chính là hợp đồng thuê thiết bị mà công ty bạn ký với bên sở hữu thiết bị đó. Ngoài hợp đồng thuê thiết bị, bạn cần tài liệu chứng minh thiết bị này thuộc sở hữu của đơn vị cho thuê thiết bị. Thông thường là hóa đơn giá trị gia tăng mua thiết bị đó hoặc tài liệu nhập khẩu thiết bị đó nếu đơn vị cho thuê trực tiếp nhập khẩu thiết bị này. 

Sau khi đã khai báo xong hợp đồng tương tự, nhân sự chủ chốt, máy móc thi công phù hợp, bạn cần kiểm tra xem hồ sơ kinh nghiệm và nhân sự chủ chốt đã được cập nhật đầy đủ hay chưa. Bạn cần phải hoàn thành khai báo các nội dung này trước khi tiến hành nộp thầu qua mạng.

3. Kiểm tra bản gốc và scan hồ sơ dự thầu

Đây là bước rất quan trọng vì các tài liệu bị thiếu trang có thể sẽ không có cơ hội làm rõ. Và để tránh sai sót khi kiểm tra, bạn cũng cần phải có quy trình kiểm tra rõ ràng.

3.1. Kiểm tra bản gốc hồ sơ dự thầu

Bạn có thể tự mình kiểm tra HSDT căn cứ vào:

• Sườn hồ sơ dự thầu đã lập: đảm bảo không có bất kỳ nội dung nào bị bỏ sót
• Bảng tiêu chuẩn đánh giá: đảm bảo bạn không vướng bất kỳ một lỗi nào trong bảng tiêu chuẩn đánh giá

Tuy nhiên, lời khuyên của bidwinner là hãy để một người thứ 2 kiểm tra hồ sơ của bạn và cung cấp cho họ sườn hồ sơ dự thầu, bảng tiêu chuẩn đánh giá cũng như yêu cầu kỹ thuật - chương V. Lý do là nếu tự mình kiểm tra bạn thường chủ quan vì luôn tự nhủ: “Mình tự làm thì làm sao sai được!”. Các tài liệu quan trọng cần có người thứ 2 kiểm tra là:

• Bảo lãnh dự thầu
• Cam kết tín dụng của ngân hàng
• Các loại cam kết theo yêu cầu của bên mời thầu
• Sườn hồ sơ dự thầu đã lập

Sau khi có 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh, bạn cần làm một công đoạn tưởng như vô ích là đánh số thứ tự vào từng trang hồ sơ. Có thể bạn cho rằng đó là việc thừa thãi vì bây giờ đấu qua mạng chứ có đấu giấy như ngày xưa đâu. Thực tế cho thấy việc đánh số thứ tự hồ sơ là không thừa vì nó giúp bạn kiểm soát thiếu đủ trang tài liệu sau khi scan. Quá trình scan có thể diễn ra suôn sẻ, không bị trục trặc giữa chừng như kẹt giấy, hết giấy, máy in lỗi … nhưng bạn sẽ gặp phải những tình huống sau đây:

• Những tài liệu như đăng ký kinh doanh, bảo đảm dự thầu, bằng cấp nhân sự chủ chốt được in 2 mặt và quá trình scan bạn chọn scan một mặt
• Có những trang bị kẹp díp và máy scan cuộn cả 2 trang một lúc khi scan.

Các lỗi này đều phát hiện được khi bạn kiểm tra file scan cuối cùng: chỉ cần bạn kiểm tra tính liên tục từ 1 đến hết là sẽ không bỏ sót bất kỳ file scan nào.
OK. Đã xong phần việc scan. Bây giờ bạn có thể chuyển sang bước nhập liệu và nộp hồ sơ dự thầu qua mạng rồi.

3.2. Scan toàn bộ HSDT

Sau khi đã lập xong bộ HSDT, bạn cần đóng thành một bộ HSDT hoàn chỉnh bao gồm:

• Các tài liệu giấy tờ (bản công chứng hoặc bản gốc): đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự kèm thanh lý hợp đồng, bằng cấp chứng chỉ nhân sự chủ chốt...
• Tài liệu in từ file mềm .doc, .pdf: Các biểu mẫu dự thầu, bản vẽ, biện pháp thi công, tài liệu kỹ thuật thiết bị

Đối với các trang chưa có dấu đỏ (dấu công ty hoặc dấu của đơn vị công chứng) bạn có thể đóng dấu treo hoặc ráp lai hồ sơ. Các phần khác nhau của HSDT bạn làm một tờ bìa màu giúp cho việc tìm kiếm, kiểm tra hồ sơ được dễ dàng hơn. 

4. Nhập số liệu vào các biểu mẫu dự thầu và nộp hồ sơ

Trước khi khai báo và nhập số liệu lên hệ thống đấu thầu điện tử, bạn cần chắc chắn rằng mình đã khai báo xong hồ sơ năng lực trên hệ thống, bao gồm:

• Hợp đồng tương tự
• Nhân sự chủ chốt
• Máy móc, thiết bị thi công

Bạn cần kiểm tra thường xuyên việc hoàn thành nộp phí duy trì và phí tham dự thầu trên trang muasamcong. Mặc dù bidwinner chưa từng gặp trục trặc khi không thể dự thầu khi quên gia hạn hoặc nộp phí duy trì nhưng biết đâu đấy, một ngày đẹp trời bạn cắm key chữ ký số vào và nhận được thông báo không thể nộp thầu do chưa gia hạn hoặc nộp phí duy trì.
Nếu bạn đã làm việc liên tục trên máy tính một thời gian dài. Hãy khởi động lại máy tính trước khi tiến hành nộp thầu qua mạng. Việc này giúp hạn chế tối đa xung đột giữa các phần mềm chạy ngầm trên windows.

Tiếp theo, bạn cần đăng nhập vào hệ thống đấu thầu điện tử, chọn:

Phân hệ nghiệp vụ >> Đấu thầu điện tử

Quy trình lựa chọn nhà thầu theo luật đấu thầu >> Tham dự thầu >> Quản lý hồ sơ dự thầu/Hồ sơ dự sơ tuyển

Hệ thống sẽ hiển thị các gói thầu bạn đang tiến hành nộp thầu. Nếu bạn tham dự một gói mới, click chọn “Thêm mới” ở phía trên bên phải. 
Thao tác nộp hồ sơ dự thầu qua mạng qua 3 bước:

1. Chọn thông báo mời thầu (Nhập số TBMT mà bạn muốn tham dự)
2. Chọn tư cách tham dự thầu (độc lập hay liên danh)
3. Lập hồ sơ dự thầu

Theo trình tự, bạn hoàn thành khai báo các biểu mẫu ở bước số 3. Dưới đây là một số lưu ý khi khai báo một số biểu mẫu.

• Mẫu số 08C: Bạn không cần kê khai nếu như có cam kết tín dụng của ngân hàng. 
• Mẫu số 15A, 15B, 15C: Bảng kê khai hàng hóa được hưởng ưu đãi: Nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị sản xuất ra các hàng hóa tham dự thầu thì bạn đừng quên khai báo biểu mẫu này nhé. Bạn sẽ có lợi thế khá lớn khi bước vào giai đoạn đánh giá về giá. Đối với các nhà thầu không kê khai hàng hóa ưu đãi khi đánh giá về giá sẽ bị cộng thêm 7.5%.
• Tài liệu khác: Bạn nên tải toàn bộ hồ sơ dự thầu đã scan vào mục này.

Lưu ý của hệ thống khi bạn tải hồ sơ trong mục “Tài liệu khác”:

• Dung lượng các tệp tin: Đối với file pdf không quá 20MB. Đối với file định dạng khác không quá 300MB
• Cho phép đính kèm tối đa 05 tệp tin
• Định dạng .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rar, .zip, .jpeg, jpg, .png.

Thông thường, bạn chỉ cần nén tất cả hồ sơ thành một file .rar và tải lên là xong.

5. Kiểm tra các biểu mẫu dự thầu và nộp hồ sơ dự thầu

Quá trình nhập số liệu vào các biểu mẫu nộp thầu là khó tránh khỏi, bạn cần phải kiểm tra ít nhất 1 lần các biểu mẫu đã khai báo cho gói thầu. Cách tốt nhất là bạn hãy in toàn bộ hồ sơ nộp thầu và kiểm tra từng biểu mẫu một. Các sai sót có thể kể đến là:

• Chọn nhầm nhân sự chủ chốt
• Nhầm giá hàng hóa với nhau
• Chọn nhầm hợp đồng tương tự

Kiểm tra hồ sơ dự thầu trên hệ thống đấu thầu cũ

Sau khi đã hoàn thành các biểu mẫu dự thầu, trước khi ấn nút “Nộp” HSDT, bạn cần kiểm tra lại bằng cách sử dụng chức năng in HSDT. Toàn bộ HSDT của bạn (không bao gồm file attached) sẽ pop up ra một cửa sổ trình duyệt IE. Hãy in ra giấy và tiến hành kiểm tra xem có thiếu sót trong biểu mẫu nào không.
Bạn cần lưu ý: khi bạn chỉnh sửa hồ sơ của một nhân sự sau khi đã thực hiện khai báo nhân sự chủ chốt dùng cho gói thầu thì phần khai báo nhân sự đó sẽ bị loại bỏ. Bạn cần phải chọn lại vị trí nhân sự này. Việc in HSDT ra giấy giúp bạn rà soát tránh bỏ sót thông tin nhân sự chủ chốt này.

Kiểm tra hồ sơ dự thầu trên hệ thống đấu thầu mới

Để kiểm tra các biểu mẫu đã khai báo, ở bước 3 - lập hồ sơ dự thầu, bạn click chọn “Xem trước” ở phía dưới cùng của trang. Bạn cũng có thể kiểm tra từng biểu mẫu đã nhập bằng cách ấn vào biểu tượng hình đôi mắt ở biểu mẫu tương ứng.

Hoàn thành nhập đơn dự thầu qua mạng

Sau khi kiểm tra xong, bạn cần điền các thông tin trong đơn dự thầu bao gồm:

• Tỷ lệ % giảm giá
• Phân loại nhà thầu sản xuất/thương mại?

Các trường thông tin còn lại như: Giá dự thầu, giá dự thầu sau giảm giá, hiệu lực hồ sơ dự thầu… hệ thống sẽ tự động trích xuất và điền thông tin cho bạn.

Sau khi hoàn thành kiểm tra các biểu mẫu dự thầu, bạn ấn vào "Nộp hồ sơ" là hoàn thành việc nộp hồ sơ dự thầu qua mạng

Hướng dẫn rút hồ sơ dự thầu qua mạng và nộp lại

Thao tác trên hệ thống mới

Từ giao diện sau khi đăng nhập, bạn truy cập:

Phân hệ nghiệp vụ >> Đấu thầu điện tử

Từ menu bên trái, bạn chọn tiếp:

Quy trình lựa chọn nhà thầu theo luật đấu thầu >> Tiện ích >> Rút HSDT / HSDST /HSQT

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các gói thầu bạn đã tham dự. Bạn chỉ việc tìm đúng gói thầu muốn rút và thực hiện rút hồ sơ dự thầu là xong.

Thao tác trên hệ thống cũ

Vậy là bạn đã nộp xong HSDT, kết thúc chuỗi ngày làm việc căng thẳng trong âu lo và hi vọng. Theo diễn biến tâm lý, lúc này bạn có cảm giác nhẹ nhõm và thông suốt. Rất có thể bạn sẽ phát hiện ra sai sót nào đó trong quá trình lập HSDT. Tin vui cho bạn là bạn có thể rút HSDT về dễ dàng và nộp lại. Tin buồn là bạn CÓ THỂ sẽ phải khai lại toàn bộ biểu mẫu đã khai cũng như bảng giá chào thầu đã nhập. Trong đa số trường hợp, hệ thống đấu thầu điện tử vẫn lưu trữ thông tin bạn đã nhập sau khi rút hồ sơ. Tuy nhiên, cũng có trường hợp (mà thực tế bidwinner đã gặp) bạn sẽ phải nhập lại toàn bộ các biểu mẫu. Tùy vào độ phức tạp của gói thầu, liên danh hay không liên danh, gói thầu có nhiều hàng hóa hay không mà thời gian rút hồ sơ và nộp lại sẽ dao động trong khoảng từ 1h30 đến 3 tiếng không kể thời gian bạn chỉnh sửa biên tập lại HSDT. Bidwinner khuyên bạn nên rút hồ sơ nếu điều này là bắt buộc (hồ sơ dự thầu vường lỗi nghiêm trọng) và bạn còn thời gian tối thiểu là 4 tiếng trước giờ đóng thầu. 
Tiếp theo, bạn hãy pha cho mình 1 cốc cà phê và trăm phần trăm luôn. Sau đó, bạn hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh và trấn an bản thân rằng: “Hãy còn kịp!”. Nên nhớ rằng nộp thầu ở phút 90 sẽ có rất nhiều tình huống khiến bạn mất bình tĩnh: con máy tính tự nhiên đơ đơ lác lác, mấy phần mềm office đột nhiên hoạt động không như bình thường, con máy in bỗng dưng trục trặc, mạng internet đột nhiên mất… Chỉ cần một trong các yếu tố đó xảy ra thì bạn rất dễ mất bình tĩnh và phạm sai lầm.

Kết quả sẽ rất ngọt ngào nếu bạn kịp nộp thầu ở phút 90 và công ty bạn là đơn vị trúng thầu. Bidwinner đảm bảo rằng đó sẽ là kỷ niệm nhớ đời của bạn trong thầu trường.