Phần 4: Hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu liên danh qua mạng

Kể cả bạn đã từng làm HSDT liên danh không qua mạng (đấu giấy) thì khi bắt đầu lập HSDT liên danh qua mạng cũng sẽ khiến bạn không khỏi bỡ ngỡ và lo lắng. Sau đây bidwinner sẽ hướng dẫn bạn cách khai báo liên danh, chia sẻ năng lực và nộp hồ sơ dự thầu liên danh qua mạng.

Hồ sơ dự thầu liên danh là gì và khi nào nhà thầu cần phải liên danh trong đấu thầu?

Liên danh trong đấu thầu là một hình thức hợp tác trên danh nghĩa của hai hoặc nhiều nhà thầu để cùng tham gia đấu thầu thực hiện một gói công việc thuộc một công trình xây dựng hoặc một dự án nào đó khi mà điều kiện năng lực của một nhà thầu nào đó nếu tham gia độc lập sẽ không đủ để đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu hay nói cách khác là đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. 

Tuy nhiên trong thực tế, bạn sẽ gặp khá nhiều tình huống mà các thành viên liên danh đều đủ năng lực tham gia dự thầu độc lập nhưng họ vẫn chọn hình thức liên danh khi tham gia đấu thầu. (Lý do thì có nhiều, bạn tham gia đấu thầu một thời gian là sẽ hiểu!)

Điều kiện năng lực ở đây có thể là một trong các yếu tố:

• Năng lực tài chính (tiềm lực tài chính không đủ để thực hiện gói thâu)
• Năng lực kinh nghiệm triển khai các hợp đồng tương tự (quy mô, giá trị, cấp công trình…)
• Năng lực nhân sự chủ chốt
• Năng lực máy móc phục vụ thi công (thường gặp ở các gói xây lắp)

Việc bạn ra quyết định có hay không tham gia đấu thầu hoặc tham gia độc lập hay liên danh cũng dựa trên 4 yếu tố này và bạn cần phải có kỹ năng đánh giá và hiểu về năng lực doanh nghiệp của bạn.

Khi nhận thấy doanh nghiệp của mình không đáp ứng một trong 4 tiêu chí ở trên, bạn cần cân nhắc ngay việc phải tìm kiếm đối tác để liên danh nếu muốn tham gia gói thầu này.

Kiểm tra năng lực của đối tác liên danh

Sau khi đã nắm phần công việc mà doanh nghiệp của bạn không đủ năng lực thực hiện, trong đầu bạn cần có ngay một danh sách ngắn các đối tác liên danh để lựa chọn. Tiêu chí tối thiểu đối với đối tác liên danh là cần phải bù đắp vừa đủ phần năng lực còn thiếu của doanh nghiệp của bạn. Sau khi cân nhắc đầy đủ các yếu tố kinh tế, thuận lợi và khó khăn khi liên danh, bạn cần kiểm tra và xác thực rằng đối tác bạn chọn đáp ứng yêu cầu phần công việc họ đảm nhiệm (yêu cầu đối tác liên danh gửi hồ sơ năng lực cho phần công việc tương ứng sẽ đảm nhận trong liên danh). 

Một điều rất quan trọng bạn cần lưu ý là đối tác liên danh của bạn phải có hồ sơ năng lực “sạch đẹp", không vướng kiện tụng, tranh chấp với bên mời thầu khi thực hiện hợp đồng, không có hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ. Nếu trên hệ thống đấu thầu điện tử còn thông tin về hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ thì liên danh của bạn sẽ bị loại ngay ở vòng đánh giá năng lực đấy nhé!

Lập thỏa thuận liên danh - Mẫu số 06

Khoản 3, Điều 5 Luật Đấu Thầu quy định: Trường hợp liên danh phải có văn bản thỏa thuận giữa các thành viên, trong đó quy định rõ trách nhiệm của thành viên đứng đầu liên danh và trách nhiệm chung, trách nhiệm riêng của từng thành viên trong liên danh.

Lập thỏa thuận liên danh khi đấu thầu qua mạng cũng giống như khi đấu thầu không qua mạng (đấu giấy). Điểm khác biệt duy nhất là trong thỏa thuận liên danh là có thêm thỏa thuận nhà thầu nào sẽ đại diện liên danh nộp HSDT qua mạng.

Công việc mất thời gian nhất khi lập thỏa thuận liên danh là vấn đề phân công công việc đảm nhận trong liên danh vì nó liên quan đến lợi ích kinh tế của từng thành viên và việc phân bổ hoặc điều chỉnh đơn giá các hạng mục công việc sao cho có lợi nhất. Ngoài ra, nếu liên danh lựa chọn việc lập bảo đảm dự thầu riêng rẽ thì phân công công việc cùng với giá trị phần công việc đảm nhận còn liên quan tới giá trị bảo đảm dự thầu nữa đấy.

Lập bảo đảm dự thầu cho liên danh - Mẫu số 07B

Khoản 6, Điều 11 Luật Đấu Thầu quy định: Trường hợp liên danh tham dự thầu, từng thành viên trong liên danh có thể thực hiện bảo đảm dự thầu riêng rẽ hoặc thỏa thuận để một thành viên chịu trách nhiệm thực hiện bảo đảm dự thầu cho thành viên đó và cho thành viên khác trong liên danh. Tổng giá trị của bảo đảm dự thầu không thấp hơn giá trị yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Liên danh của bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách lập bảo đảm dự thầu sau:

• Một thành viên (thông thường là thành viên đứng đầu liên danh) làm bảo đảm dự thầu cho cả liên danh
• Từng thành viên trong liên danh lập bảo đảm dự thầu riêng rẽ tương ứng với giá trị phần công việc đảm nhận.

Trường hợp lập bảo đảm dự thầu riêng rẽ, bạn cần phải đảm bảo giá trị bảo đảm dự thầu của từng thành viên liên danh phải tương ứng với giá trị phần công việc đảm nhận trong liên danh và tổng giá trị bảo đảm dự thầu của tất cả các thành viên liên danh không nhỏ hơn giá trị bảo đảm dự thầu nêu trong HSMT. Nếu chưa rõ, bạn có thể tham khảo: hướng dẫn lập bảo đảm dự thầu.

Chia sẻ nhân sự chủ chốt, hợp đồng tương tự, máy móc phục vụ thi công

Các trường hợp nhà thầu cần phải chia sẻ hoặc cần được chia sẻ năng lực để tham dự thầu liên danh:

• Không có hợp đồng tương tự cho một hoặc nhiều hạng mục công việc
• Có hợp đồng tương tự nhưng không đáp ứng giá trị tối thiểu nêu trong HSMT
• Có hợp đồng tương tự nhưng tổng các hợp đồng không đáp ứng yêu cầu nêu trong HSMT
• Không có nhân sự phù hợp cho phần công việc nào đó
• Không có máy móc phục vụ thi công phần công việc nào đó

Trình tự để chia sẻ năng lực trên hệ thống đấu thầu quốc gia khi làm thầu liên danh:

• Khai báo hồ sơ dự thầu liên danh
• Khai báo nhân sự tham gia gói thầu
• Khai báo hợp đồng tương tự dùng cho gói thầu
• Khai báo máy móc phục vụ thi công dùng cho gói thầu
• Chia sẻ các nhân sự, hợp đồng tương tự, máy móc phục vụ thi công cho đối tác liên danh (nếu liên danh nộp HSDT  bằng chứng thư số của doanh nghiệp của bạn thì yêu cầu các thành viên liên danh chia sẻ nhân sự và hợp đồng tương tự cho bạn)

Sau khi các thành viên liên danh đã chia sẻ thành công phần năng lực của mình, thành viên nộp HSDT đã có thể tiến hành nộp HSDT qua mạng giống như khi đấu thầu với tư cách độc lập. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng.

Kiểm soát phần công việc của đối tác liên danh

Mức độ phức tạp cũng như khối lượng công việc khi đấu thầu liên danh phức tạp hơn nhiều lần so với đấu thầu độc lập. Bạn không những phải đảm bảo phần HSDT của mình đáp ứng đúng đủ yêu cầu của HSMT (cho phần công việc đảm nhận) mà còn phải đảm bảo phần HSDT của các thành viên liên danh cũng phải đáp ứng đúng đủ yêu cầu của HSMT như vậy. Hãy nhớ rằng, nếu một thành viên liên danh không đáp ứng, cả thành viên liên danh sẽ bị đánh giá không đáp ứng theo.

Kiểm tra chéo hồ sơ của đối tác liên danh

Chính vì HSDT liên danh phức tạp như vậy nên bạn và đối tác liên danh cần có công đoạn kiểm tra chéo hồ sơ của nhau để đảm bảo không xảy ra sai sót cơ bản nào để bị loại đáng tiếc. Cách thức kiểm tra cũng tương tự như với một bộ HSDT độc lập. Nếu bạn chưa biết cách kiểm tra HSDT một cách khoa học thì có thể tham khảo cách thức kiểm tra HSDT ở đây!

Ký thỏa thuận liên danh, ký kết và triển khai thực hiện hợp đồng

Có thể bạn sẽ băn khoăn liệu từng thành viên liên danh có phải ký vào các tài liệu trong HSDT hay không? Ví dụ: bảng tuyên bố đáp ứng (Mẫu 20B), các cam kết của nhà thầu… Vấn đề này đã được quy định rõ trong mẫu thỏa thuận liên danh:

Các giấy tờ tài liệu trong HSDT

Trong mẫu thỏa thuận liên danh có hướng dẫn:

1. Thành viên đứng đầu liên danh Các bên nhất trí ủy quyền cho ____ [Ghi tên một bên] làm thành viên đứng đầu liên danh, đại diện cho liên danh trong những phần việc sau(3):

[- Ký đơn dự thầu;

- Ký các văn bản, tài liệu để giao dịch với bên mời thầu trong quá trình tham dựthầu, kể cả văn bản đề nghị làm rõ HSMT và văn bản giải trình, làm rõ HSDT;

- Tham gia quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng;

- Ký đơn kiến nghị trong trường hợp nhà thầu có kiến nghị;

- Các công việc khác trừ việc ký kết hợp đồng ____ [Ghi rõ nội dung các công việckhác (nếu có)].

Như vậy, việc ký các giấy tờ tài liệu trong HSDT các thành viên liên danh đã ủy quyền cho thành viên đứng đầu liên danh rồi. Các thành viên trong liên danh chỉ cần ký vào thỏa thuận liên danh là đủ.

Biên bản thương thảo hợp đồng và Hợp đồng kinh tế

Khoản 1, Điều 65 & 71 Luật Đấu Thầu quy định: Đối với nhà thầu liên danh, tất cả thành viên tham gia liên danh phải trực tiếp ký, đóng dấu (nếu có) vào văn bản hợp đồng.

Trong thỏa thuận liên danh cũng đã nêu: “Các công việc khác trừ việc ký kết hợp đồng…”. Do vậy, các biên bản thỏa thuận hợp đồng, Hợp đồng kinh tế đều phải có chữ ký và con dấu của tất cả các thành viên trong liên danh.

Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng, bảo lãnh bảo hành

Các thành viên trong liên danh có thể ủy quyền một thành viên trong liên danh thực hiện các biện pháp bảo đảm trên hoặc tiến hành riêng rẽ theo giá trị phần công việc đảm nhiệm trong liên danh. Vấn đề này các thành viên trong liên danh cần trao đổi và thống nhất trước khi tiến hành thương thảo hợp đồng.