Phần 1: Hướng dẫn tìm hiểu, phân tích và đánh giá nhanh hồ sơ mời thầu

Đối với nhà thầu mới tham gia thị trường này thì vấn đề đấu thầu qua mạng nghe có vẻ to tát, ghê gớm và khá hoang mang khi tải về mấy trăm trang hồ sơ mời thầu về đọc. Tuy nhiên, với những người đã có kinh nghiệm làm thầu, việc lướt qua mỗi gói thầu để xem gói thầu có phù hợp với năng lực, kinh nghiệm của doanh nghiệp mình hay không chắc chỉ tốn khoảng 10 phút đồng hồ. Lý do là họ đã quá quen thuộc với cấu trúc một bài thầu và họ biết cách đọc gì trước, đọc gì sau.

Sau đây bidwinner.info hướng dẫn bạn cách đọc nhanh và bóc tách hồ sơ mời thầu trên hệ thống đấu thầu quốc gia cho một gói thầu mua sắm hàng hóa sao cho tiết kiệm thời gian nhất.

Bước 1: Xác định yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm tham gia gói thầu

Sau khi tìm thấy tên một gói thầu có vẻ phù hợp với bạn, điều đầu tiên bạn cần tìm đọc tới Chương 2 - Bảng dữ liệu để xem doanh nghiệp của bạn có vượt qua vòng gửi xe hay không. Các thông tin quan trọng bạn cần lưu ý ở đây là:

• Tên gói thầu, tên dự án, tên công trình (thông tin này dùng để làm bảo lãnh dự thầu cho chuẩn xác nhé)
• Thời gian thực hiện hợp đồng, chi tiết nguồn vốn (Bước này bạn cần lưu tâm tới thời gian thực hiện hợp đồng thôi)
• Các tài liệu nhà thầu phải nộp kèm hồ sơ dự thầu: E-CDNT 10.8 (Gói mua sắm hàng hóa và xây lắp)

Sau khi vượt qua vòng gửi xe này, bạn cần tiếp tục kiểm tra năng lực và kinh nghiệm của doanh nghiệp mình có đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu hay không? Các tiêu chí này quy định tại Chương 3 - Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm và các tài liệu đính kèm bên cạnh mục này. 

Bạn cần click vào Chương 3 - Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm và tự trả lời các câu hỏi sau:

1.1 Doanh nghiệp của bạn có đáp ứng yêu cầu về doanh thu bình quân hàng năm không?

Nếu không đáp ứng, việc đầu tiên bạn nên nghĩ tới là tìm đối tác liên danh và tìm hiểu phương án liên danh liệu có khả thi hay không. Ngoài ra, khi đã xác định tham gia đấu thầu, bạn cần yêu cầu bộ phận kế toán của doanh nghiệp mình luôn phải đáp ứng các tiêu chí nêu trong tiêu chuẩn đánh giá năng lực và kinh nghiệm trong báo cáo tài chính cuối năm gồm:

• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế
• Kết quả hoạt động tài chính: Giá trị tài sản ròng của nhà thầu trong năm tài chính gần nhất so với thời điểm đóng thầu phải dương
• Ngoài ra, hãy hỏi bộ phận kế toán xem có đáp ứng được nguồn lực tài chính thực hiện gói thầu hay không nhé (Nếu có nêu trong bảng tiêu chuẩn đánh giá năng lực kinh nghiệm).
• Doanh nghiệp của bạn có đủ số lượng và giá trị hợp đồng tương tự đáp ứng yêu cầu không?

Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, đầu tiên bạn cần xác định khi tham gia gói thầu này, doanh nghiệp của bạn là nhà sản xuất hay không phải là nhà sản xuất hay là cả hai. 
Tùy từng hàng hóa mà bạn là nhà sản xuất hay không, hãy xác định xem doanh nghiệp của bạn có đáp ứng được yêu cầu nêu tại các bảng tương ứng (Bảng số 1 và bảng số 2)

Để xác định hợp đồng tương tự mà doanh nghiệp của bạn đang có cũng là một vấn đề phức tạp. Bạn cần đọc kỹ từng câu từng chữ để hiểu rõ bên mời thầu quy định thế nào là hợp đồng được coi là tương tự đối với gói thầu này:

• Tương tự về quy mô hợp đồng (Giá trị hợp đồng)
• Tương tự về cấp công trình (các gói xây lắp)
• Hàng hóa tương tự (gói mua sắm)
• Tính chất công việc tương tự (gói xây lắp)

Nếu doanh nghiệp của bạn không có bất kỳ hợp đồng tương tự nào (chưa nói đến giá trị hợp đồng nhé), thì bạn nên bỏ qua gói thầu này và tìm kiếm cơ hội ở các gói thầu khác.

Nếu hợp đồng tương tự của bạn đáp ứng 1 phần yêu cầu của gói thầu (không đủ số lượng hoặc không đủ giá trị), bạn cân nhắc tìm đối tác liên danh đủ năng lực đảm nhận phần công việc còn lại.

Trường hợp doanh nghiệp của bạn có đầy đủ hợp đồng tương tự. Tốt rồi. Tiếp tục kiểm tra các rào cản tham gia gói thầu ở các bước tiếp theo nào!

1.2 Doanh nghiệp của bạn có nhân sự chủ chốt đáp ứng yêu cầu nêu bảng tiêu chuẩn đánh giá về nhân sự chủ chốt hay không?

Đối với mỗi vị trí nhân sự chủ chốt, tiêu chuẩn đánh giá về nhân sự này bao gồm: số năm kinh nghiệm và hợp đồng kinh nghiệm. Bạn cần hiểu kỹ ngoắt ngoéo mà bên mời thầu nêu ra (nếu có):

• Tài liệu chứng minh nhân sự này đã tham gia thực hiện gói thầu (hoặc hợp đồng) tương tự là gì?
• Yêu cầu bằng cấp chứng chỉ: thời hạn của bằng cấp chứng chỉ, đơn vị cấp chứng chỉ…

Nếu nhân sự của bạn không đủ số năm kinh nghiệm thì cũng không phải là yếu tố cuối cùng đâu. Chỉ cần nhân sự đó đã hoàn thành đủ số hợp đồng tương tự là được.
Trường hợp bạn không có nhân sự chủ chốt đáp ứng, hãy hỏi công ty đối tác để tính phương án thuê nhân sự ngoài.

1.3 Doanh nghiệp của bạn có máy móc phục vụ thi công cho gói thầu hay không?

Bạn cần kiểm tra máy móc mà doanh nghiệp mình hiện đang sở hữu có đáp ứng các thông số kỹ thuật mà bảng yêu cầu về máy móc thi công nêu ra hay không? Nếu không có, bạn cần tìm đối tác để tính phương án thuê ngoài máy móc này nhé.

Sau khi bạn vẫn thấy doanh nghiệp mình có khả năng tham gia gói thầu này, tiếp tục kiểm tra yếu tố quyết định cho việc có tham gia hay không nằm ở Chương 5 - Yêu cầu về kỹ thuật.

1.4 Các tiêu chuẩn đánh giá khác

Bạn cần đọc kỹ xem ngoài các yêu cầu kể trên, bạn cần kiểm tra hồ sơ mời thầu có các file đính kèm bên cạnh “Chương 3 -  Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm” hay không. Nếu có bạn cần tải về và xem còn yêu cầu gì về đối với năng lực kinh nghiệm hay không. Có thể bao gồm một trong những yếu tố sau:

• Khả năng thực hiện nghĩa vụ bảo hành bảo trì
• Cam kết hỗ trợ kỹ thuật của hãng sản xuất
• Tài liệu chứng minh năng lực sản xuất (2 trường hợp: nếu nhà thầu là nhà sản xuất và nếu nhà thầu không phải là nhà sản xuất)

Bước 2: Đánh giá khả năng cung ứng hàng hóa

Sau khi đã xác định được doanh nghiệp mình có khả năng tham gia gói thầu (độc lập hoặc liên danh), tiếp theo, bạn cần tải về bảng phạm vi cung cấp hàng hóa / dịch vụ nêu tại chương 4 - Biểu mẫu mời thầu và yêu cầu kỹ thuật nêu tại chương V hồ sơ mời thầu. Mục đích là để xác định khả năng doanh nghiệp của bạn có thể cung cấp hàng hóa cho gói thầu này hay không.

2.1 Doanh nghiệp bạn có thể chào hàng hóa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hay không?

Việc tìm ra hàng hóa nêu trong bảng phạm vi cung cấp không khó. Tuy nhiên, bạn có được báo giá hay không lấy được báo giá của nhà cung cấp cũng là một vấn đề (Bạn cứ đấu vài gói là biết lý do vì sao!). Có trường hợp bạn lấy được báo giá và xin được hỗ trợ kỹ thuật nhưng khi chào giá thì lại cao hơn đối thủ rất nhiều. Khi không được hỗ trợ tốt về giá, bạn khó có khả năng trúng thầu ở thị trường rất cạnh tranh như hiện tại. Tuy nhiên, bạn có thể chào sang hàng hóa tương tự mà vẫn đáp ứng yêu cầu kỹ thuật (nêu tại chương V). Trong một số trường hợp, bạn không thể hoặc không đủ thời gian tìm kiếm hàng hóa tương tự và có được giá để nộp thầu.

2.2 Có thể đáp ứng được tiến độ cung cấp hàng hóa hay không?

Có những gói thầu yêu cầu tiến độ cung cấp hàng hóa gấp rút. Có thể là 4 tuần đối với hàng hóa phải nhập khẩu. Tất nhiên là bạn không thể đáp ứng tiến độ này nhưng vẫn có những nhà thầu họ cấp hàng đúng tiến độ đấy. Họ vẫn nhập khẩu hàng hóa đó thôi nhưng họ đã nhập từ trước đó rồi.
Bạn có sẵn sàng chịu phạt hợp đồng do chậm tiến độ và ảnh hưởng tới uy tín nhà thầu không? Câu hỏi này tự bạn phải trả lời lấy thôi.

Khi bạn đánh giá mức độ khả thi của gói thầu, để đi đến quyết định cuối cùng có tham gia hay không, bạn cần tải yêu cầu kỹ thuật (chương V HSMT) về để xem xét. Để tải file này, bạn cần cài đặt môi trường mạng theo hướng dẫn trên trang muasamcong.

Ở đây, bạn sẽ kiểm tra yêu cầu kỹ thuật của từng loại vật tư thiết bị cụ thể. Bạn cần tìm ra các thiết bị là key của gói thầu (có yêu cầu cấp giấy phép bán hàng, hàng hóa có tỷ trọng giá trị lớn trong gói thầu hoặc hàng hóa có tính chất đặc thù (có chỉ định hãng sản xuất hoặc chỉ có một hãng sản xuất đáp ứng)). Đến bước này, bạn cần mau chóng xác định model, hãng sản xuất để tìm kiếm nhà phân phối hoặc đại diện của hãng sản xuất tại Việt Nam. Sau đó, bạn liên hệ với nhà cung cấp để hỏi về gói thầu. 

Bước 3: Đánh giá tổng thể gói thầu

Sau khi xem xét toàn bộ hồ sơ mời thầu, bốc vài cuộc điện thoại gọi nhà cung cấp, bạn sẽ có cái nhìn tương đối bao quát về gói thầu để ra quyết định có tham gia hay không. Hãy nhớ rằng, nếu tham gia 1 gói thầu tức là bạn có thể bỏ lỡ tham gia 1 gói thầu khác tiềm năng hơn. Hãy cân nhắc thật kỹ các yếu tố:

3.1 Rào cản tham gia gói thầu này có lớn không?

Khi rào cản là không nhiều thì đương nhiên sẽ có nhiều nhà thầu tham gia, liệu rằng bạn có thể chào giá thấp nhất mà vẫn có lãi được không? Nếu rào cản là lớn, thì bạn có nhận diện được đối thủ của mình là ai không? Có thể bất ngờ tham dự được không? Được gì và mất gì nếu tham gia?

3.2 Yếu tố khách hàng

Bạn có thông tin về khách hàng (bên mời thầu) hay không? Mong muốn của họ khi lựa chọn nhà thầu là gì? Chọn nhà thầu uy tín để đảm bảo chất lượng hàng hóa hay cứ giá chào thầu rẻ là trúng? Khách hàng này có tiềm năng hay không (Tức là họ có mua sắm thường xuyên không đấy!)? Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét tới mức độ cạnh tranh liên quan tới tố vùng miền, ngành nghề.

Trên đây, bidwinner hướng dẫn bạn cách đọc hiểu nhanh và bóc tách hồ sơ mời thầu một gói thầu mua sắm hàng hóa. Nếu bạn chưa từng làm một bộ hồ sơ dự thầu, bạn có thể tham khảo hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu qua mạng tại đây. Hi vọng kinh nghiệm chia sẻ này giúp bạn hiểu thêm một chút về thị trường mua sắm công. Chúc bạn sớm nhận được thông báo trúng thầu đầu tiên!